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Introduction
Organiser des webinaires récurrents de qualité nécessite bien plus qu’une simple plateforme de visioconférence. Entre les inscriptions, les confirmations, les rappels, et les suivis post-événement, la charge logistique peut rapidement devenir écrasante, détournant l’attention du contenu et de l’expérience participant.
Mes Fleurs de Bach, une entreprise française spécialisée dans l’accompagnement émotionnel par les remèdes de Fleurs de Bach, organisait régulièrement des webinaires gratuits pour créer un espace de soutien bienveillant. Avec environ quatre webinaires par mois, la gestion manuelle du parcours participant représentait une charge considérable et comportait des risques d’oublis.
Grâce à une solution d’automatisation complète orchestrée par VoilàIA, Mes Fleurs de Bach a transformé son système de gestion de webinaires en un processus entièrement autonome, fiable et réutilisable. Le résultat ? Une suppression totale des tâches manuelles et une amélioration significative de l’expérience participant.
Contexte du projet
Mes Fleurs de Bach organise régulièrement des webinaires gratuits en ligne pour introduire les remèdes de Fleurs de Bach et créer un espace de soutien émotionnellement sûr pour les participants. Ces sessions permettent de découvrir les bienfaits des Fleurs de Bach dans un cadre bienveillant et pédagogique.
Les inscriptions étaient déjà collectées via une landing page dédiée, et les sessions de webinaires étaient planifiées à l’avance sur Google Meet. L’infrastructure de base était donc en place, mais la gestion du parcours participant complet nécessitait de nombreuses interventions manuelles.
Chaque webinaire impliquait plusieurs étapes de communication essentielles : l’envoi d’emails de confirmation immédiatement après l’inscription, l’envoi de rappels le jour du webinaire pour maximiser la participation, l’envoi de rappels SMS peu avant l’événement pour les participants ayant opté pour ce canal, et l’envoi du replay avec un email de suivi après le webinaire.
Toute cette coordination devait être gérée manuellement à travers plusieurs outils : email, feuilles de calcul, événements de calendrier, et outils SMS. Le suivi de qui avait reçu quoi, et quand, relevait du défi logistique.
Problématique rencontrée
Avec environ quatre webinaires par mois, la charge de travail manuelle était considérable et répétitive. Chaque webinaire nécessitait les mêmes étapes, mais devait être géré individuellement, créant une charge administrative récurrente.
Les problèmes business identifiés étaient multiples :
Le risque d’oubli de rappels ou de suivis était réel, particulièrement lors de périodes chargées. Un rappel manqué pouvait se traduire par une baisse de participation, réduisant l’impact des webinaires. L’absence de base de données centralisée des participants rendait difficile la vue d’ensemble et le suivi historique.
Il n’existait aucun moyen fiable de suivre le statut de livraison des emails et SMS. Impossible de savoir avec certitude si un participant avait bien reçu sa confirmation ou son rappel. Cette absence de traçabilité créait une incertitude permanente.
Enfin, la configuration devait être recréée manuellement pour chaque nouvelle série de webinaires, rendant difficile la réutilisation du travail déjà accompli. Chaque nouveau cycle nécessitait de repartir presque de zéro.
Le besoin était clair : un système d’automatisation clé en main mais réutilisable, capable de fonctionner de manière autonome tout en restant facile à dupliquer pour de futures séries de webinaires.
Objectifs de l’automatisation
Le projet devait répondre à trois objectifs stratégiques. Premièrement, éliminer complètement la charge manuelle liée à la gestion du parcours participant, libérant du temps pour se concentrer sur le contenu et l’animation des webinaires.
Deuxièmement, garantir une communication fiable et systématique à chaque étape du parcours participant, de l’inscription au suivi post-webinaire, sans risque d’oubli. Chaque participant devait recevoir les bonnes informations au bon moment.
Troisièmement, créer un système réutilisable et duplicable, permettant à Mes Fleurs de Bach de lancer de nouvelles séries de webinaires de manière autonome dans les années à venir, sans dépendance technique externe.
Solution mise en place
Outils utilisés
La solution repose sur une orchestration sophistiquée de plusieurs outils complémentaires, chacun jouant un rôle spécifique dans le parcours participant.
nn assure l’orchestration globale de tous les workflows, coordonnant l’ensemble des étapes et des outils. Le nn Form Trigger permet la collecte des inscriptions au webinaire directement depuis le formulaire web. Google Sheets sert de base de données centrale pour les webinaires et les participants, offrant une visibilité complète et un suivi historique.
Google Calendar et Google Meet gèrent les événements et les sessions de visioconférence. Gmail assure l’envoi des emails de confirmation, de rappels et de suivis, bénéficiant de la fiabilité et de la délivrabilité de l’infrastructure Google. L’API ClickSend permet l’envoi de rappels SMS pour les participants ayant opté pour ce canal de communication.
Enfin, de la logique JavaScript personnalisée gère le parsing des dates, le filtrage des participants selon différents critères, et la normalisation automatique des numéros de téléphone pour garantir la délivrabilité des SMS.
Logique globale des workflows
La solution est composée de quatre workflows coordonnés, chacun gérant une étape spécifique du parcours participant. Ces workflows fonctionnent de manière autonome mais communiquent via la base de données Google Sheets centralisée, garantissant la cohérence et la traçabilité de l’ensemble du système.
Le premier workflow gère l’inscription et la confirmation immédiate. Le deuxième envoie les rappels email le jour du webinaire. Le troisième envoie les rappels SMS minutes avant le début de la session. Le quatrième gère le suivi post-webinaire avec l’envoi du replay.
Cette architecture modulaire permet une maintenance simplifiée et offre la possibilité d’ajuster ou d’étendre chaque workflow indépendamment selon les besoins futurs.
Détail des workflows
Inscription au webinaire
Le workflow d’inscription est déclenché automatiquement dès qu’un participant soumet le formulaire d’inscription. Le système identifie le thème du webinaire sélectionné (par exemple « Boussole ») et le fait correspondre avec l’événement correct dans la base de données Google Sheets.
Le participant est automatiquement ajouté à l’événement Google Meet correspondant, garantissant qu’il recevra les notifications de calendrier standard de Google. Ses données complètes (nom, email, téléphone, préférences de communication) sont stockées dans la base de données Google Sheets centralisée.
Un email de confirmation est envoyé immédiatement, contenant tous les détails essentiels : date et heure du webinaire, lien Google Meet pour rejoindre la session, informations sur l’intervenant, et rappel des prochaines communications qu’il recevra.
Emails de confirmation
Les emails de confirmation sont intégrés au workflow d’inscription et sont envoyés immédiatement après la soumission du formulaire. Ils contiennent toutes les informations nécessaires pour que le participant puisse noter la date et préparer sa participation.
Le statut d’envoi est enregistré dans Google Sheets, permettant un suivi précis de qui a reçu sa confirmation et quand.
Rappels email le jour J
Le workflow de rappel email s’exécute automatiquement le jour du webinaire, selon un horaire prédéfini (par exemple le matin pour un webinaire en soirée). Le système récupère
automatiquement la liste des participants inscrits pour ce jour spécifique depuis Google Sheets.
Des emails de rappel sont envoyés à tous les participants, contenant les instructions de connexion, le lien Google Meet, et un message d’encouragement. Le statut de rappel est marqué dans Google Sheets pour éviter tout envoi en double et garantir la traçabilité.
Rappels SMS avant le webinar
Le workflow de rappel SMS s’exécute selon un calendrier précis, typiquement minutes avant le début du webinaire. Le système filtre automatiquement les participants ayant opté pour les rappels SMS lors de leur inscription.
Les numéros de téléphone sont normalisés automatiquement pour garantir la compatibilité avec l’API ClickSend (ajout du préfixe international, suppression des espaces et caractères spéciaux). Les SMS de rappel sont envoyés via ClickSend, contenant un message court et l’heure de début du webinaire.
Les codes de réponse de livraison (delivery response codes) sont automatiquement stockés dans Google Sheets, permettant de vérifier que chaque SMS a bien été délivré et de diagnostiquer d’éventuels problèmes.
Envoi du replay et suivi post-webinar
Le workflow de suivi post-webinaire est déclenché lorsque le lien du replay est ajouté manuellement à Google Sheets après l’enregistrement et le traitement de la session. Cette approche offre la flexibilité de contrôler le timing d’envoi du replay.
Dès que le lien est détecté, le système envoie automatiquement des emails de replay à tous les participants du webinaire, qu’ils aient assisté ou non à la session en direct. L’email contient le lien du replay, un message de remerciement, et éventuellement des ressources complémentaires.
La base de données est mise à jour pour marquer le suivi comme terminé, clôturant le cycle complet du webinaire.
Schémas des workflows nn : Inscription (haut) et Suivi post-webinaire (bas)
Ce qui a été automatisé exactement
Le système automatise l’intégralité du parcours participant, de l’inscription au suivi post webinaire. La collecte des inscriptions via le formulaire web déclenche automatiquement toute la chaîne de traitement. La gestion des participants Google Meet est entièrement automatisée, garantissant que chaque inscrit reçoit les notifications de calendrier appropriées.
La livraison des emails de confirmation est immédiate et systématique. Les rappels email le jour même sont envoyés automatiquement selon l’horaire configuré. Les rappels SMS minutes avant le webinaire sont déclenchés automatiquement pour les participants ayant opté pour ce canal.
L’envoi du replay et des emails de remerciement est automatisé dès l’ajout du lien dans Google Sheets. Le suivi centralisé de l’exécution des emails et SMS offre une visibilité complète sur l’état de chaque communication.
Enfin, la configuration est entièrement réutilisable pour de futures séries de webinaires, permettant à Mes Fleurs de Bach de dupliquer le système de manière autonome.
Résultats obtenus
Résultats qualitatifs
Les bénéfices obtenus transforment radicalement la gestion des webinaires. La suppression complète des tâches manuelles de suivi libère un temps considérable, permettant de se concentrer exclusivement sur le contenu et l’animation des sessions.
La communication avec les participants est désormais fiable à chaque étape du parcours. Aucun rappel n’est oublié, aucun participant n’est laissé sans information. Cette fiabilité renforce la perception professionnelle de l’organisation.
La participation aux webinaires s’est améliorée grâce aux rappels programmés, particulièrement les SMS envoyés minutes avant le début. Ces rappels de dernière minute réduisent significativement le taux d’absence.
La visibilité centralisée sur les inscriptions et les notifications permet une vue d’ensemble en temps réel. Il est désormais possible de savoir instantanément combien de personnes sont inscrites, qui a reçu quels messages, et quel est le statut de chaque communication.
Le système est conçu pour être répétable et autonome. Mes Fleurs de Bach peut réutiliser cette configuration de manière indépendante dans les années à venir, sans nécessiter d’intervention technique externe pour chaque nouvelle série.
Le système fonctionne maintenant comme un système d’opérations de webinaires auto-géré, permettant à l’équipe de se concentrer entièrement sur le contenu et l’expérience des participants plutôt que sur la logistique.
