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Le défi : un suivi manuel chronophage et source d’erreurs
L’entreprise Xeilos, spécialisée dans les formations en trading et cryptomonnaies, faisait face à deux défis opérationnels majeurs qui freinaient sa croissance. D’une part, le suivi des stagiaires et des clients, basé sur des tableurs Google Sheets, était entièrement manuel. Les actions clés, comme les demandes d’avis ou les relances, dépendaient d’une vérification quotidienne et fastidieuse des dates, menant à des oublis et des retards.
D’autre part, la gestion des leads entrants, provenant de multiples formulaires web, consistait en un copier-coller manuel des informations depuis des notifications email vers des tableurs. Ce processus, en plus d’être lent et répétitif, était une source constante d’erreurs et d’incohérences dans la base de données.
Face à cette situation, Xeilos avait besoin de solutions robustes et autonomes pour sécuriser ses processus, gagner en efficacité et accompagner sa croissance sans multiplier les efforts manuels.
Projet : Automatisation du cycle de vie client post formation
Le premier projet s’est concentré sur l’automatisation des actions de suivi liées aux dates clés du parcours client, comme la fin d’une formation.
La situation initiale
Chaque jour, une personne devait consulter les Google Sheets pour identifier les actions à mener : envoyer une demande d’avis, déclencher un email de feedback officiel, ou notifier les équipes en interne. Ce suivi manuel était non seulement chronophage mais aussi peu fiable, avec un risque élevé de manquer des échéances importantes.
La solution d’automatisation mise en place
Pour résoudre cette problématique, un workflow d’automatisation a été construit avec l’outil nn, orchestrant les interactions entre Google Sheets, Mailchimp et Gmail.
Logique du workflow :
. Scan quotidien : Chaque jour, le workflow se déclenche automatiquement et analyse le fichier Google Sheets pour identifier les lignes correspondant à une échéance (date de fin de formation, J+, etc.).
. Synchronisation Mailchimp : Pour chaque correspondance trouvée, le système vérifie si le contact existe dans Mailchimp. Il le crée ou le met à jour si nécessaire.
. Déclenchement de campagnes : Des tags spécifiques sont appliqués au contact dans Mailchimp, ce qui déclenche automatiquement les séquences d’emails appropriées (demande d’avis Google, feedback EDOF, etc.).
. Notifications internes : Les équipes de Xeilos reçoivent une notification par email les informant des actions exécutées, assurant une traçabilité parfaite.
Les résultats obtenus
L’implémentation de cette automatisation a permis d’obtenir des résultats qualitatifs significatifs :
• Réduction drastique du travail opérationnel manuel lié au suivi.
• Élimination des oublis et des retards dans les communications post-formation. • Segmentation fiable et cohérente de la base de contacts Mailchimp. • Amélioration de la pertinence et du timing des emails envoyés aux clients.
Ce système autonome fonctionne désormais en arrière-plan, garantissant précision, cohérence et scalabilité au processus de suivi client de Xeilos.
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Projet : Création d’un pipeline d’ingestion de leads automatisé
Le second projet visait à centraliser et automatiser le traitement des leads entrants provenant de divers formulaires web.
La situation initiale
Les soumissions de formulaires (WPForms, Fluent Forms) arrivaient sous forme de notifications email au format HTML. Pour chaque lead, il fallait manuellement ouvrir l’email, copier les informations, les normaliser et les saisir dans un Google Sheets, avant d’ajouter le contact à Mailchimp. Ce processus était une source majeure de perte de temps et d’incohérences.
La solution d’automatisation mise en place
Un pipeline d’ingestion a été développé, utilisant nn pour capturer, traiter et distribuer les données des leads de manière entièrement automatisée.
Logique du workflow :
. Détection des emails : Un déclencheur Gmail surveille en temps réel l’arrivée des emails de soumission de formulaire.
. Extraction des données : Le contenu HTML de l’email est converti en texte brut. Une logique de parsing en JavaScript personnalisée extrait ensuite les champs clés (nom, email, téléphone, etc.), même si le format varie d’un formulaire à l’autre.
. Centralisation dans Google Sheets : Les données extraites et normalisées sont automatiquement ajoutées dans l’onglet correspondant du Google Sheets centralisé.
. Synchronisation Mailchimp : Le contact est créé ou mis à jour dans Mailchimp et se voit appliquer les tags pertinents (ex: « CONTACT OK ») pour intégration dans les workflows marketing.
Les résultats obtenus
Cette seconde automatisation a radicalement transformé la gestion des leads chez Xeilos : • Suppression totale de la saisie manuelle des données de leads.
• Temps de réponse aux nouvelles demandes considérablement réduit.
• Base de données leads propre, structurée et centralisée, malgré la diversité des sources.
• Synchronisation parfaite et instantanée entre les formulaires, Google Sheets et Mailchimp.
Ce pipeline d’ingestion constitue désormais une couche centrale et fiable pour le traitement de toutes les demandes entrantes, capable de s’adapter facilement à de nouveaux types de formulaires.
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Points clés à retenir
Ce cas client illustre comment l’automatisation peut résoudre des problèmes opérationnels concrets. Voici les principaux enseignements à retenir :
Problématique Solution d’automatisation Bénéfices clés
Suivi client manuel basé sur des dates
Gestion manuelle et éclatée des leads
Workflow nn qui scanne Google Sheets et pilote Mailchimp
Pipeline nn qui parse les emails de formulaires et synchronise les données
Fiabilité, gain de temps, communication client améliorée
Centralisation, réactivité, suppression des erreurs de saisie
En transformant des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée en processus automatisés, Xeilos a pu non seulement fiabiliser ses opérations, mais aussi libérer du temps pour se concentrer sur son cœur de métier : la formation et l’accompagnement de ses clients.
